Брифинг: что это такое, виды и правила проведения

В русском языке много заимствований из иностранных. Особенно это касается профессиональной сферы, когда проще лишить какой-то процесс или действие емким, но не всегда привычным термином, чем долго объяснять на русском. Таким словом является брифинг. Многие понимают, что это какой-то тип встречи и обсуждения, но что именно происходит на брифинге, от какого слова произошел термин — разберемся подробнее.

Брифинг — что это такое простыми словами

Простыми словами — это одна из форм инструктажа. Первоначально этим термином обозначали короткую встречу сотрудников организации, на которой давалась краткая сводка новостей или выдавалась новая важная информация. В дальнейшем брифинга стали называть и презентацию концепта товара или услуги, обсуждение проекта или готового образца между заказчиком и исполнителем.

Брифинг — определение слова в русском языке

Брифинг в русском языке — заимствование от английского слова «brief». Последний означает «краткий». То есть, какая бы ни была встреча или мероприятие оно должно быть сокращенным или кратким. В русской традиции сложилось несколько иное понимание брифинга. Из раздела бизнеса термин перекочевал в коммуникационный. Брифинг — это короткая встреча публичного характера с представителями СМИ. Он необходим для того, чтобы обсудить уже известную новость, дать некоторые пояснения, представить детали или опровергнуть часть появившейся ранее информации.

Интересно: фактически наше понимание брифинга соответствует английскому press briefing. Объяснения или заявления, как правило, делают представитель крупного бизнеса или чиновники. Брифинг часто рассматривается как сокращенная версия интервью.

Отметим, что проведение брифинга может иметь разные формы, но структура, как правило, одинакова:

• презентация — здесь представляют информацию, которая уже известна и к которой будут даваться пояснения или опровержения. Это важно, поскольку оратор должен изложить свою версию событий. Причина — СМИ часто представляют ту или иную новость со «своей» точки зрения, искажая детали и смысл;
• интерактивная часть — это общение с представителями прессы, которым не терпится уточнить детали. 

Брифинг в России — причины популярности

Отметим, что брифинг, как правило, не длится более 30 минут. И специалисты считают такой формат подачи срочной новости одним из самых удобных и удачных. Причина его популярности в эффекте неожиданности. Так в общении с прессой можно избежать каверзных вопросов и затягивания обсуждения. Кроме того, брифинг — это строгая повестка, представителям СМИТ не удастся увести разговор в сторону.

Брифинг и пресс конференция

Нередко брифинг путают с пресс-конференцией. Это не удивительно. И тот и другой процесс проходят в форме подачи определенной информации, ответов на вопросы СМИ. Конечно, есть определенные сходства и принципиальные отличия между этими двумя процессами.

Сходство

Сходство брифинга и пресс конференции заключается в том, что здесь присутствует тот, кто владеет информацией, СМИ. Стороны встречаются для того, чтобы получить ответы на подготовленные вопросы. На этом сходство брифинга и пресс-конференции заканчиваются.

Отличия

А вот отличий гораздо больше:

• длительность проведения и тематика встречи. Брифинг — это всегда короткая встреча. Кроме того ее тематика всегда едина. На брифинге не может рассматриваться несколько несвязанных между собой тем. Весь диалог крутится вокруг одной проблемы и смежных. Представители СМИ не могут задавать вопросы, не касающиеся темы мероприятия. Это будет нарушением протокола;
• сроки подготовки встречи. Брифинг часто собирается спонтанно, когда срочно нужно дать информацию в СМИ. Пресс-конференция, как правило, готовиться долго. Журналисты тщательно отбираются и получают аккредитацию, составляется повестка и др.;
• важностью повестки. Пресс-конференция всегда рассматривает темы, которые волнуют общество в целом. Брифинг может касаться дел отдельного предприятия или человека;
• для кого проводится. Брифинг проводится только для представителей СМИ. Его цель — донести  до общественности информацию о резонансном или важном событии. На пресс-конференции могут присутствовать приглашенные гости, которые дают пояснения по важным вопросам;
• обсуждение после презентации. Для брифинга не характерно общение с прессой. Максимум пара вопросов.

Пример: возьмем визит представителя иностранного государства в нашу страну. Одна из форм общения с иностранными журналистами — пресс конференция. Здесь будут раскрыты цели визита, стороны могут рассказать чего ждут от встречи, ответить на вопросы, интересующие мировые СМИ. По итогам такого визита проводят брифинг, где в краткой форме сообщается каких результатов удалось достичь в ходе встречи.

Особенности проведения брифинга

Об основных отличиях брифинга от пресс-конференции мы рассказали. Теперь стоит поговорить о целях и правилах проведения такой встречи.

Цели и правила 

Основная цель — донести до общественности конкретную и четкую информацию о значимом событии до общественности. Посредником в такой задаче должны выступить СМИ. И от того, как будет подана важнейшая информация зависят настроения в обществе, его ожидания. Несмотря на то, что брифинг — довольно спонтанное событие, к нему нужно быть готовым во всеоружии. Журналисты не упускают момента, чтобы трактовать любые слова оратора двояко для получения максимального количества откликов. Поэтому при подаче информации стоит придерживаться правил:

• на суд СМИ важно представить не один факт или заявление, а несколько. Они должны убедительно доказывать позицию заявителя и не допускать двоякой трактовки;
• модератором встречи должен быть человек, который знаком со спецификой общения со СМИ. Заявителей может быть несколько, но большое количество участников может привести к затягиванию встречи и сумбуру. Лучше доверить выступление тому, кто сможет вести себя спокойно и ответить на все вопросы;
• важно заинтересовать разные СМИ, чтобы охват новости был большим. Конечно, если речь идет о ЧП или другом подобном событии, Сми встают в очередь, чтобы попасть на брифинг представителя МЧС. Если вы планируете презентовать компанию, важно рассчитать количество журналистов. Их не должно быть слишком много, каждый должен успеть задать вопрос. Но и слишком мало их тоже быть не должно — охват новости будет маловат, брифинг быстро завершится;
• мероприятие должно быть коротки (30 минут) и собирательным. Условно его можно разбить на две равные части — заявление и общение с прессой.

Стандартный брифинг не предполагает общения с представителями СМИ до и после мероприятия.

Форма проведения собрания

Как правило брифинг проводят в форме очного публичного собрания. Причем оно транслируется на широкую аудиторию, что позволяет привлечь всеобщее внимание к острой социальной проблеме. Понятие формы брифингу не свойственно. Но в современном мире он может видоизменяться и проводиться в нетипичных видах. Например, из-за пандемии коронавируса или по другим причинам.

Выделим основные варианты проведения брифинга:

• совещание — такой вид наиболее близок к классическому описанию собрания. Такая форма не предусматривает присутствия представителей СМИ и может проводиться внутри большой компании. На таком брифинге сотрудникам (высшего эшелона) сообщаются важные новости, касающиеся деятельности предприятия или фирмы. Это могут быть как хорошие вести, так и информация о ЧП;
• сводка — такой вариант брифинга проводится, когда необходимо сообщить данные о катастрофах, ЧП и других происшествиях. Такие брифинги проводят с определенной периодичностью, чтобы держать общественность в курсе. Например, брифинг представителя МЧС о результатах борьбы с лесными пожарами или половодьем;
• по завершении события. Это может быть окончание кинофестиваля, спортивного мероприятия, съезда депутатов или членов определенного движения. Важно, чтобы на брифинге стороны участники заявляли о согласованной позиции.

Все эти формы часто сливаются и трансформируются.

Брифинг как презентация

Современные технологии позволяют проводить брифинг в новой форме — презентации. Такой вариант популярен среди крупных компаний или предприятий. Чтобы вывести новый товар или услугу на рынок приглашаются представители крупных СМИ, проводится крупный прием, на котором и показывают презентацию. Такой формат максимально приближен к пресс-конференции. Тем не менее, именно брифинг — наиболее удачная форма представить свою продукцию или саму компанию. Краткое общение с прессой не позволяет поднимать проблемные вопросы. Но такой брифинг как бы включается в повестку дня — культурная программа, фуршет и сама презентация.

Особенность — такая форма брифинга не имеет срочного характера. ЕЕ долго готовят, продумывая все нюансы, СМИ на такой встрече обязательны. Ведь именно им отведена роль тех, кто расскажет миру о новой компании. продукте или услуге. 

Онлайн брифинг

Относительно новый вариант короткого информационного собрания, который набрал популярность в связи с ограничениями, вызванными пандемией и изоляцией. Из названия понятно, что проводится он в форме дистанционного выступления, порядок упрощен. Но отличается такой брифинг только формой проведения, а вот правила остаются прежними — представители СМИ подключаются к трансляции и могут задавать вопросы по изложенной теме.

Плюсом такого брифинга является возможность приглашения СМИ с разных концов света без необходимости прибытия их в одну физическую точку. Минусом может быть техническая составляющая — качество связи, стабильность интернет соединения. Но в современном мире такие вопросы решаются довольно оперативно.

Как правильно донести основную мысль на брифинге

От того, насколько правильно и четко будет донесена мысль на брифинге, зависит успех всего мероприятия. Не должно быть двусмысленностей и недомолвок. Иначе представители СМИ могут посеять панику среди общественности или преподнести компанию (продукт, услугу) в невыгодном свете. Конечно, сотрудники силовых ведомств, дипломатического корпуса и другие государственные служащие имеют штат спичрайтеров, составляющих заявления для брифингов с учетом психологии масс, особенностей работы с прессой и другими нюансами. 

Выделим простые правила, позволяющие донести мысль на брифинге четко и ясно:

• правильно подобрать и подать информацию. После того как текст составлен, необходимо тщательно рассмотреть его на предмет несостыковок и двойственных толкований. Важно попробовать предугадать каверзные вопросы прессы, а затем изменить сомнительные участки. Или — иметь ответ на возможный вопрос. Использовать недостоверную информацию, заявлять данные на основе исключительно личных суждений или мнений — нельзя;
• выбрать продуманные, политкорректные и взвешенные формулировки.Конечно, только если вы не планируете шокировать прессу и общественность;
• давать краткие и четкие ответы на вопросы журналистов. Короткие. но четкий ответ говорит о компетентности отвечающего. Пространные рассуждения «ни о чем» не только украдут время у брифинга, но и наведут на мысль о попытке увести обсуждение в сторону;
• избегать обсуждения темы брифинга уже после его окончания. Велик риск дать непродуманные и ненужный комментарий;
• подготовьте дополнительные материалы, которые станут доказательствами заявлений. Это лучший способ уверить прессу в серьезности подаваемой информации.

Важно: брифинг — динамичное мероприятие. Здесь должно найтись место заявлению, ответу на вопросы СМИ и, конечно, подведению итогов. Достаточно уделить этому этапу три минуты в конце собрания. Это может быть заключительная речь с правильно расставленными акцентами. Это важно, поскольку такая речь является завершающим аккордом всего брифинга.

Стоит помнить, что брифинг может стать катастрофой, если представители СМИ получат недостоверную информацию или смогут интерпретировать ее неверно. В случае с выступлением представителей силовых структур и государственных чиновников неправильная подача информации может обернуться международным скандалом или паникой в обществе. Неправильно подготовленный брифинг-презентация компании, где не удастся добиться лояльности прессы — катастрофа для развития нового продукта, услуги или самой компании. Для подготовки подобной встречи лучше нанять специалиста или компанию, спикера, которые смогут провести все на высшем уровне.